Organizacje pozarządowe często stają przed dylematem, jakie dane mogą zbierać od uczestników swoich wydarzeń. Czy dopuszczalne jest gromadzenie informacji „na zapas”, na wypadek gdyby przydały się w przyszłości? Ekspertka ngo.pl, Monika Trzcińska, rozwiewa wątpliwości.
Zasada minimalizacji danych
Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych musi być ograniczone do zakresu niezbędnego do osiągnięcia celu, w którym są zbierane. Przykładowo, jeśli fundacja organizuje konferencję i potrzebuje wysłać uczestnikom materiały informacyjne, wystarczą adresy e-mail. Zbieranie numerów telefonów czy adresów zamieszkania w takiej sytuacji jest niedopuszczalne, ponieważ wykracza poza cel, jakim jest komunikacja związana z wydarzeniem.
„Przetwarzane dane powinny być ograniczone do zakresu niezbędnego do osiągnięcia celu, w którym są przetwarzane. Do wysyłki materiałów informacyjnych z konferencji wystarczą adresy mailowe zainteresowanych, nie potrzeba dodatkowo zbierać adresów zamieszkania czy numerów telefonicznych” – mówi Monika Trzcińska.
Konkretny cel i prawa osób
Każde przetwarzanie danych musi mieć jasno określony cel, na przykład dokumentacyjny, sprawozdawczy, związany z zatrudnieniem czy promocją działalności statutowej. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo żądać ich poprawienia lub sprostowania, jeśli są nieprawidłowe. Organizacje powinny pamiętać o tych zasadach, aby uniknąć naruszeń RODO.
Praktyczne wskazówki i wzory dokumentów można znaleźć w poradniku „Ochrona danych osobowych w organizacji pozarządowej” opublikowanym przez edu.ngo.pl. Publikacja ta to kompendium wiedzy dla organizacji społecznych, które chcą właściwie zadbać o dane osobowe uczestników wydarzeń, wolontariuszy, darczyńców czy pracowników.
Źródło: ngo.pl
Fot. publicystyka.ngo.pl
