Proces sprawozdawczy NGO w pigułce
W czerwcu organizacje pozarządowe muszą zatwierdzić swoje sprawozdania finansowe za poprzedni rok, a następnie w ciągu 15 dni wysłać je do odpowiedniego urzędu. Niezależnie od tego, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą, czy była aktywna – obowiązek dotyczy wszystkich prowadzących księgowość pełną. Oto 5 kroków, które pomogą przejść przez ten proces bez błędów.
Krok 1: Sporządzenie sprawozdania
Osoba odpowiedzialna za księgowość przygotowuje sprawozdanie według załącznika nr 6 (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa). W 2026 roku wymagana jest struktura logiczna – plik XML generowany przez bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów (e-Sprawozdania). Dla czytelności warto wygenerować też wersję PDF za pomocą funkcji „Wizualizacje sprawozdań”.
Krok 2: Wybór sposobu podpisu
Sprawozdanie podpisuje się elektronicznie: profilem zaufanym (bezpłatny), podpisem kwalifikowanym lub osobistym. Możliwe są dwa warianty: podpis osoby sporządzającej i wszystkich członków zarządu lub osoby sporządzającej i co najmniej jednego członka zarządu (pozostali składają oświadczenia). Profil zaufany można założyć na stronie pz.gov.pl.
Krok 3: Podpisanie dokumentu
Podpisywanie odbywa się w aplikacji e-Sprawozdania. Przed podpisem warto sprawdzić, czy plik jest właściwy (np. inicjały poprzednich sygnatariuszy). Po podpisaniu pobierz plik z dodanymi inicjałami i przekaż kolejnym osobom lub zakończ proces.
Krok 4: Zatwierdzenie sprawozdania
Ostateczny termin zatwierdzenia to 30 czerwca. Organ zatwierdzający (np. walne zebranie członków lub rada fundacji) podejmuje uchwałę – w wersji papierowej lub elektronicznej. Uchwałę warto przechowywać w dedykowanym folderze.
Krok 5: Wysłanie sprawozdania
Organizacje bez działalności gospodarczej wysyłają sprawozdanie do szefa KAS (przez e-Sprawozdania), a z działalnością gospodarczą – do KRS (przez system PRS). Termin: 15 dni od zatwierdzenia. Wysyłka jest bezpłatna. Do KAS warto dołączyć uchwałę o zatwierdzeniu – potwierdza ona dotrzymanie terminu.
Więcej informacji i wzory uchwał dostępne są w publikacjach eduNGO.
Źródło: ngo.pl
Fot. publicystyka.ngo.pl
